دفاتر حسابداری باید چگونه باشد؟

دفاتر حسابداری

دفاتر حسابداری، مجموعه ای از اسناد و ثبت های مربوط به رویدادهای مالی یک شخص یا سازمان هستند. دفاتر حسابداری به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم می شوند. دفاتر رسمی، دفاتری هستند که بر اساس قانون، باید تهیه و نگهداری شوند. دفاتر غیر رسمی، دفاتری هستند که برای سهولت و دقت در امور حسابداری، تنظیم می شوند. دفاتر حسابداری اهمیت زیادی در نشان دادن وضعیت مالی، کاهش خطاها، ارائه اطلاعات به حسابرسان و مالیاتی دارند.

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه، دفتری است که حسابداران رویدادهای مالی واحد تجاری را به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌ کنند. این دفتر، اولین جایی است که معاملات و تراکنش‌ های مالی در آن ثبت می‌ شوند. این دفتر باید دارای ستون‌ های مناسب برای انتقال اطلاعات اسناد حسابداری باشد.

فرق دفتر روزنامه با دفتر کل

دفتر روزنامه دفتری است که تمامی رویدادهای مالی واحد اقتصادی به ترتیب تاریخ در آن ثبت می شوند. این دفتر از نظر حسابداری بار مالی ندارد و فقط برای ثبت اسناد و مدارک معاملات استفاده می شود.
دفتر کل دفتری است که تمامی حساب ها به طور جداگانه، بعد از طبقه بندی در آن ثبت می شوند. این دفتر از نظر حسابداری بار مالی دارد و برای تهیه صورت های مالی و ترازنامه ها استفاده می شود.

دفاتر رسمی و غیر رسمی

دفاتر رسمی و غیررسمی دو نوع دفتر حسابداری هستند که برای ثبت اطلاعات مالی و تجاری استفاده می‌ شوند. دفاتر رسمی به دفاتری گفته می ‌شود که توسط قوانین و مقررات تهیه آنها اجباری است. مثل دفتر روزنامه و دفتر کل. دفاتر غیررسمی به دفاتری گفته می‌ شود که توسط تاجر یا حسابدار برای ایجاد سهولت و دقت در نگهداری حسابها تهیه می ‌شوند. مثل دفتر معین، دفتر دارایی و دفتر کپیه.

دفتر معین

دفتر معین یک دفتر حسابداری است که در آن ریز اجزای بعضی از حساب های دفتر کل ثبت می شود. این دفتر به منظور تفکیک و طبقه بندی حساب های دفتر کل و ایجاد سهولت و دقت در نگهداری حساب ها استفاده می شود. برای مثال، برای حساب «حساب های پرداختنی» در دفتر کل، دفتر جداگانه ای به نام «دفتر معین حساب های پرداختنی» نگهداری می شود که در آن اطلاعات مربوط به هر بستانکار (طلبکار) به صورت جداگانه ثبت می شود.

اهمیت دفاتر قانونی

دفاتر قانونی به دفاتری گفته می‌ شود که شرکت ‌ها و تجار باید اطلاعات مالی خود را در آنها ثبت و نگهداری کنند. این دفاتر برای محاسبه و پرداخت مالیات، بایگانی اسناد و مدارک، رعایت قوانین تجارت و حسابداری، و ارائه گزارشات فصلی و سالانه اهمیت دارند. دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه هستند. این دفاتر باید به صورت پلمپ شده از طریق سامانه اسناد و املاک دریافت و تحریر شوند.

نکته های مهمی که هنگام تحریر دفاتر باید به آن ها توجه کنیم

• دفاتر قانونی باید قبل از ثبت هر گونه عملیات حسابداری در آنها، از طرف اداره ثبت اسناد و اداره امور مالیاتی امضا، پلمپ و ثبت شده باشند؛
• دفاتر قانونی باید به فارسی و با خط خوش و خوانا تحریر شده باشند؛
• دفاتر قانونی باید به ترتیب تاریخ وقوع رویدادهای مالی و بدون سفید و مخدوش بودن صفحات و سطرها ثبت شوند؛
• دفاتر قانونی باید با رنگی مخالف (خودکار قرمز) اشتباهات را اصلاح کرده و از لاک قلم گیر و قلم خوردگی خودداری کنند؛
• دفاتر قانونی باید در پایان هر صفحه و هر ماه جمع بسته شده و به صفحه بعد و گزارش مالی انتقال یابند؛
• دفاتر قانونی باید با توجه به سرفصل حساب ها و اسناد و مدارک مربوطه در دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت شوند؛
• دفاتر قانونی باید در موارد تاخیر در تحریر دفاتر، مطابق با مقررات قانونی عمل کنند و از تاخیرهای غیر مجاز خودداری کنند.

اشتباهاتی که ممکن است در تحریر دفاتر قانونی رخ دهد

برخی از اشتباهاتی که ممکن است در تحریر دفاتر قانونی رخ دهند عبارتند از
• عدم رعایت ترتیب تاریخ و شماره صفحات در دفاتر؛
• عدم تطابق مطالب مندرج در دفاتر با مشاغل و فعالیت‌ های موجود؛
• قرار دادن سطور بیش از حد خالی یا پر کردن آنها با خطوط؛
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر یا ثبت آنها در حاشیه یا بین سطور؛
• تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده؛
• عدم استفاده از اوراق خاص یا نرم‌ افزار محاسبه و درج حساب ‌ها؛
• استفاده از دفاتر سنوات گذشته یا عدم هماهنگی دفتر محتوای الکترونیکی.
برای جلوگیری از این اشتباهات، لازم است که از آموزش ‌های مربوط به تحریر دفاتر قانونی استفاده کنید و از نرم ‌افزارهای معتبر و مورد تایید سازمان امور مالیاتی برای ثبت اطلاعات خود بهره بگیرید.

نحوه اصلاح اشتباهات دفاتر قانونی

روش اصلاح اشتباهات در دفاتر قانونی بستگی به نوع و زمان کشف اشتباه دارد. برخی از روش‌ های متداول عبارتند از
• خط زدن مبلغ یا عنوان اشتباه با خودکار قرمز و نوشتن مبلغ یا عنوان صحیح در دفتر روزنامه یا کل قبل از انتقال به دفتر بعدی؛
• ثبت سند اصلاحی در دفتر روزنامه و دفتر کل با توضیح کافی در مورد اشتباه و اصلاح آن؛
• استفاده از نرم افزار حسابداری برای مشاهده، حذف، اصلاح یا سند معکوس زدن اسناد حسابداری؛
• مطرح کردن موضوع با ممیز مالیاتی در زمان رسیدگی و ارائه توضیحات لازم.

پیامدهای تنظیم نکردن دفاتر قانونی

تنظیم نکردن دفاتر قانونی می ‌تواند پیامدهای مالیاتی و حقوقی نامطلوبی برای شما داشته باشد. برخی از این پیامدها عبارتند از
• جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی: اگر شما دفاتر خود را ارائه نکنید و یا ترازنامه و حساب سود و زیان خود را اعلام نکنید، به اندازه ی ۲۰% مالیات برای هر یک از موارد ذکر شده جریمه خواهید شد. اگر دفاتر شما رد شود، این جریمه معادل 1۰% خواهد بود؛
• رد شدن دفاتر قانونی: اگر دفاتر شما بر اساس آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی تنظیم نشده باشد، مودیان مالیاتی می ‌توانند دفاتر شما را رد کنند. برخی از دلایل رد شدن دفاتر عبارتند از بستانکاری حساب های بانکی، تاخیر تحریرات، استفاده از دفاتر نانویس سال های قبل، سفید ماندن همه صفحات، اشکال در فرآیندهای حسابداری و دفترنویسی، انجام عملیات غیرقانونی، اشکالات سهوی و یا سهل ‌انگاری، بی توجهی به تکالیف و یا نامه های مالیاتی و عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری؛
• عدم استفاده از معافیت مالیاتی: اگر شما در دوره معافیت مالیاتی باشید و دفاتر خود را ارائه نکنید و یا ترازنامه و حساب سود و زیان خود را اعلام نکنید، ممکن است از معافیت مقرر در سال محروم شوید؛
• علی الراس شدن شرکت: اگر شما دفاتر خود را ارائه نکنید و یا ترازنامه و حساب سود و زیان خود را اعلام نکنید، ممکن است مودی مالیاتی بر اساس اسناد و مدارک عینی مالیات شما را تشخیص دهد و شرکت شما را علی الراس کند. این موجب می‌ شود که شما مالیات سنگینی را پرداخت کنید.
بنابراین، توصیه میکنم که دفاتر خود را به صورت قانونی تنظیم کنید و در موعد مقرر به اداره مالیات ارائه دهید. این کار به شما کمک می‌ کند تا از پیامدهای منفی جلوگیری کنید و حقوق خود را محافظت کنید.
خیلی از شما همراهان عزیز ممنونم که من را تا پایان مقاله همراهی کردین.
میخواهم به مهم ترین سوالاتی که شما از آکادمی دکتر مژگان مدحج پرسیدید پاسخ دهم.
1. دفاتر حسابداری چیست؟
همانطور که در بالای مقاله گفتم مجموعه ای از اسناد و ثبت های مربوط به رویدادهای مالی یک شخص یا سازمان هستند. دفاتر حسابداری به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم می شوند.
2. برخی از اشتباهاتی که ممکن است در تحریر دفاتر قانونی رخ دهند را نام ببرید؟
• عدم رعایت ترتیب تاریخ و شماره صفحات در دفاتر؛
• عدم تطابق مطالب مندرج در دفاتر با مشاغل و فعالیت‌ های موجود؛
• قرار دادن سطور بیش از حد خالی یا پر کردن آنها با خطوط؛
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر یا ثبت آنها در حاشیه یا بین سطور؛
• و …. .
3. دفتر معین چیست؟
یک دفتر حسابداری است که در آن ریز اجزای بعضی از حساب های دفتر کل ثبت می شود. این دفتر به منظور تفکیک و طبقه بندی حساب های دفتر کل و ایجاد سهولت و دقت در نگهداری حساب ها استفاده می شود.